Papierdokumente scannen
Wenn Papierdokumente ins Dokumentenmanagement aufgenommen werden, sind vorab einige Bedingungen zu klären:
- In welcher Qualität müssen die digitalisierten Daten vorliegen?
- Verfügen Sie über strukturierte Ablagebegriffe oder benötigen Sie eine Volltextindizierung um die Dokumente zu finden?
- Welches Bildformat ist für Ihren Bedarf geeignet?
- Wie behandeln oder verwahren Sie bereits gescannte Papierdokumente?
Bedenken Sie, dass der Anteil der Papierdokumente beim Dokumentenmanagement rückläufig ist. Neue elektronische Formate, wie zum Beispiel signierte PDF-Dateien die auch von Behörden als Ersatz für Papierdokumente anerkannt werden, verdrängen die Rechnungen in Papierform. Der Anteil der Papierdokumente, die für eine Aufnahme in ein Dokumentenmanagement geeignet sind, wird mit jedem Jahr deutlich sinken. Schaffen Sie eine Lösung die mit Papierdokumenten umgehen kann, aber beschränken Sie Ihr Dokumentenmanagement nicht auf gescanntes Papier.
Die Qualität von gescannten Papierdokumenten
Wenn Sie Dokumente archivieren wollen und wo möglich auf das Papierdokument komplett verzichten, dann haben Sie wesentlich höhere Ansprüche an die Qualität der digitalisierten Daten: Sie müssen in der Lage sein aus dem Archiv ein möglichst getreues Abbild des Originales zu liefern und benötigen eventuell eine Möglichkeit zur Volltextsuche im gescannten Dokument. Klären Sie aber bitte vorher auch mit Ihrer Rechtsabteilung oder einem Rechtsberater, ob Sie auf das Original verzichten dürfen: In einem Rechtsstreit ist eine Ablichtung (Kopie oder Ausdruck aus einem Archivsystem) nicht immer für die Beweisführung ausreichend.
Wenn Sie das Dokumentenmanagement in der Hauptsache betreiben um Arbeitsabläufe abzubilden, können Sie die Qualität der digitalisierten Daten reduzieren und die Metadaten des Workflows zur Recherche nutzen. Sie werden rechtlich relevante Papierdokumente aufbewahren und das digitalisierte Papierdokument ergänzt Ihren Workflow um Informationen. Interne Vermerke und Stellungnahmen müssen nicht in Papierform vorliegen, in einem Workflow reichen elektronische Dokumente aus.
Zwischen beiden Extremen gibt es eine weite Bandbreite von Mischlösungen: Je mehr Gruppen mit Ihrem System arbeiten, um so stärker werden die Anforderungen an Ihr DMS voneinander abweichen.
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